Management Summary
Innerhalb von nur sechs Monaten wurde bei einer international tätigen Klinikgruppe die komplette HR-Systemlandschaft neu aufgesetzt. Unter der Leitung des GOiNTETRIM Managers erfolgte die Systemumstellung – inklusive Recruiting, Zeitwirtschaft, Payroll und sämtlicher relevanter Schnittstellen. Trotz hoher Komplexität, enger Zeitvorgabe und anspruchsvoller Stakeholderstruktur wurde das System termingerecht live geschaltet. Das Projekt zeigt deutlich, wie pragmatisches, hands-on geprägtes Interim Management auch unter hohem Transformationsdruck stabile und nachhaltige Ergebnisse liefert.
Unternhemen
Das Unternehmen ist eine international tätige private Klinikgruppe mit Fokus auf planbare ambulante medizinische Behandlungen. Mit Standorten in mehreren europäischen Ländern zählt die Organisation zu den etablierten privaten Gesundheitsanbietern im europäischen Markt. Im Rahmen einer langfristigen Digitalisierungsstrategie wurde beschlossen, die IT-Infrastruktur grundlegend zu modernisieren und damit die Basis für zukünftiges Wachstum zu schaffen.
Ausgangslage
Die Herausforderung war in mehrfacher Hinsicht anspruchsvoll. Innerhalb von lediglich sechs Monaten sollte die komplette Umstellung der HR-Software erfolgen – einschließlich Recruiting, Zeitwirtschaft und Payroll. Gleichzeitig mussten sämtliche Organisations- und Stammdaten aus 18 Gesellschaften konsolidiert, bereinigt und in das neue System überführt werden.
Besondere Komplexität entstand durch die heterogene Struktur der Standorte, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, tarifliche Besonderheiten sowie vielfältige Schnittstellen zu angrenzenden Systemen. Die Zeitwirtschaft war bislang nur eingeschränkt professionalisiert und sollte im Zuge des Projektes neu strukturiert, getestet und produktiv gesetzt werden.
Hinzu kam die enge Abstimmung mit einem externen Implementierungspartner, deren Koordination sich phasenweise als herausfordernd erwies. Unterschiedliche Erwartungshaltungen, technische Detailfragen und Priorisierungsthemen verlangten nach klarer Führung, verbindlicher Kommunikation und konsequenter Steuerung. Für den Interim Manager bedeutete das Projekt zudem den Einstieg in eine neue Branche. Was zunächst als zusätzliche Hürde erschien, entwickelte sich jedoch zu einem Vorteil: Ohne gewachsene Denkmuster oder interne Vorprägungen konnte er Prozesse neutral bewerten, pragmatisch entscheiden und konsequent auf Zielerreichung ausrichten.
Ziele und Aufgaben
Zentrales Ziel war die vollständige Implementierung des neuen HR-Systems innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens von sechs Monaten. Spätestens zum Stichtag musste die Payroll inklusive aller relevanten Schnittstellen fehlerfrei funktionieren.
Darüber hinaus galt es, die Rolle des Projektleiters mit umfassender Verantwortung zu übernehmen. Dazu gehörten Change-Management und aktives Stakeholdermanagement gegenüber ärztlichem Personal, Führungskräften, IT-Experten sowie dem externen Dienstleister. Ebenso entscheidend war das professionelle Schnittstellenmanagement zwischen technischen Entwicklern und operativen Anwendern.
Das Projekt erforderte vom GOiNTERIM Manager eine Kombination aus HR-Fachkompetenz und ausgeprägter IT-Affinität beziehungsweise fundierter Erfahrung im HR-Software-Roll-out. Ziel war nicht nur die technische Implementierung, sondern eine funktionierende, akzeptierte und nachhaltige Lösung im laufenden Betrieb.
Maßnahmen und Umsetzungsschritte
Zu Beginn wurde eine klare Projektstruktur mit verbindlichen Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswegen etabliert. Parallel dazu erfolgte eine detaillierte Analyse der bestehenden Datenstrukturen, Prozesse und Schnittstellen. Die Bereinigung und Harmonisierung der Organisations- und Stammdaten bildete die Grundlage für eine stabile Systemmigration.
Die Einführung der Zeitwirtschaft wurde systematisch vorbereitet, getestet und in enger Abstimmung mit den Standorten optimiert. Dabei war das Vorgehen stark hands-on geprägt: Der Interim Manager arbeitete operativ mit, erstellte Auswertungen und Strukturen teilweise selbst in Excel, führte zahlreiche Abstimmungsgespräche und moderierte Workshops mit unterschiedlichen Stakeholdergruppen.
Im Austausch mit dem Implementierungspartner übernahm er eine aktive Steuerungsrolle, priorisierte Themen klar und sorgte für verbindliche Entscheidungen. Gleichzeitig wurde das interne HR-Team eng eingebunden, um Know-how aufzubauen und eine nachhaltige Systemverantwortung sicherzustellen. Durch konsequentes Schnittstellenmanagement zwischen HR, IT, Führungskräften und externen Dienstleistern entstand ein belastbares Projektfundament, das auch bei zeitkritischen Phasen Stabilität gewährleistete.
Erfolge und Ergebnisse
Innerhalb von nur sechs Monaten wurde das neue HR-System inklusive Recruiting, Zeitwirtschaft und vollständiger Payroll erfolgreich eingeführt. Sämtliche relevanten Schnittstellen funktionierten stabil, die Datenmigration erfolgte strukturiert und ohne gravierende Störungen im laufenden Betrieb.
Die Geschwindigkeit der Umsetzung war bemerkenswert und wurde neben der klaren Projektführung auch durch ein hochmotiviertes, fachlich stark aufgestelltes Team getragen. Widerstände im Unternehmen blieben aus; vielmehr wurde die neue Lösung von Beginn an positiv aufgenommen. Mit der erfolgreichen Implementierung verfügt das Unternehmen nun über eine skalierbare, zukunftsfähige HR-Systemlandschaft. Prozesse sind transparenter, Auswertungen belastbarer und administrative Abläufe deutlich effizienter. Damit wurde nicht nur ein IT-Projekt abgeschlossen, sondern ein wesentlicher Beitrag zur strategischen Neuausrichtung des Unternehmens geleistet.
Fazit
Dieses Projekt veranschaulicht, welches Potenzial in einem konsequent geführten Interim Einsatz liegt. Unter hohem Zeitdruck, in einer komplexen Organisationsstruktur und mit anspruchsvoller Stakeholderlandschaft gelang es dem GOiNTERIM Manager ein zentrales Digitalisierungsprojekt erfolgreich umzusetzen. Der entscheidende Erfolgsfaktor war die Kombination aus klarer Projektverantwortung, operativer Umsetzungsstärke und pragmatischem Vorgehen. Wer einen Interim Project Manager im HR-Umfeld für eine Software-Umstellung sucht, benötigt genau diese Mischung aus Fachkompetenz, IT-Verständnis und Hands-on-Mentalität. Das Ergebnis zeigt: Wenn Interim Management nicht nur koordiniert, sondern aktiv gestaltet und Verantwortung übernimmt, sind selbst ambitionierte Transformationsprojekte in kurzer Zeit realisierbar.
Wünschen Sie mehr Informationen oder haben vergleichbare Herausforderungen? Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter!
Dr. Martin Ludwig Mayr, Geschäftsführer
martin.mayr@gointerim.com
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