Management Summary
Im Zuge einer weitreichenden strategischen Neuausrichtung wagte eine deutsche Klinikgruppe den Sprung in eine neue Ära der medizinischen Exzellenz – unter anderem durch die Einführung modernster IT-Systeme in den Bereichen Finanzen, Klinikmanagement und Personal. Doch mit der Transformation wuchsen auch die Anforderungen: Drei komplexe Großprojekte mussten parallel umgesetzt, junge Projektteams unterstützt und ein konzernweites Projektmanagement-Framework neu aufgebaut werden. In dieser kritischen Phase übernahm der erfahrene GOiNTERIM Manager die Verantwortung – mit dem klaren Ziel, Projekt-Governance, Methodik und Steuerung auf ein skalierbares, zukunftssicheres Niveau zu heben. Das Ergebnis: ein strukturell gestärktes Projektumfeld, erfolgreiche Softwareeinführungen und ein konzernweites Projektmanagement-System, das künftig als Standard dienen kann.
Unternhemen
Das Unternehmen ist eine international tätige private Klinikgruppe mit Fokus auf planbare ambulante medizinische Behandlungen. Mit Standorten in mehreren europäischen Ländern zählt die Organisation zu den etablierten privaten Gesundheitsanbietern im europäischen Markt. Im Rahmen einer langfristigen Digitalisierungsstrategie wurde beschlossen, die IT-Infrastruktur grundlegend zu modernisieren und damit die Basis für zukünftiges Wachstum zu schaffen.
Ausgangslage
Die IT-Landschaft der deutschen Organisation war historisch gewachsen und stand im Spannungsfeld zwischen operativer Funktionalität und strategischer Skalierbarkeit. Drei kritische Systeme – für Finanzen und Einkauf (SAP), Kliniksteuerung (EMR/KIS) sowie Personal (HR) – sollten ersetzt und in eine moderne, konsolidierte IT-Architektur überführt werden. Gleichzeitig sollten die Projektteams, bestehend aus engagierten, aber noch unerfahrenen Projektleitern, auf diese komplexe Transformation vorbereitet und professionell begleitet werden. Das interne IT-Team war an zwei Standorten angesiedelt und hatte bislang kleinere Vorhaben erfolgreich umgesetzt – für die nun anstehenden Großprojekte war jedoch zusätzliche externe Expertise erforderlich. Der GOiNTERIM Manager wurde daher mit einer Doppelrolle beauftragt: als Senior Project Manager für die Projektumsetzung und als Consultant für den Aufbau nachhaltiger Projektmanagement-Kompetenz innerhalb der Organisation.
Ziele und Aufgaben
Zentraler Auftrag des GOiNTERIM Managers war der Aufbau einer belastbaren Project Governance – insbesondere für die EMR-Projekte in den Kliniken. Es galt, klare methodische Strukturen, standardisierte Abläufe und ein gemeinsames Verständnis von Projektzielen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu schaffen. Ergänzend sollten geeignete Werkzeuge zur Steuerung, Planung und Kontrolle der Projekte implementiert werden, die eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen und Transparenz über Projektstatus, Risiken und Fortschritte schaffen. Schließlich war ein praxisorientierter, kundenindividueller PM-Guide zu entwickeln, der auf dem international anerkannten PMBOK Guide V6 basiert und den Projektleitern als Arbeitsgrundlage für zukünftige Projekte dient.
Maßnahmen und Umsetzungsschritte
Zu Beginn des Mandats erfolgte eine umfassende Analyse der bestehenden Projektlandschaft – insbesondere hinsichtlich der eingesetzten Methoden, Prozesse und Templates. Dabei wurden Schwachstellen identifiziert und in strukturierte Handlungsfelder überführt. Auf dieser Basis entwickelte der Interim Manager eine angepasste Project Governance, der neuen Standards für Projektprozesse, Entscheidungswege und Kontrollmechanismen setzte. Parallel wurde ein unternehmensweites Change-Request-Verfahren eingeführt, das Nachvollziehbarkeit und Steuerbarkeit von Änderungen deutlich verbesserte.
Besonderes Augenmerk lag auf der praxisnahen Unterstützung der Projektleiter. Gemeinsam wurden essenzielle Projektdokumente wie Project Charters, Stakeholder-Analysen, Kostenplanungen und Projektorganisationen erstellt. Zudem übernahm der GOiNTERIM Manager zentrale Aufgaben bei der Erstellung von Anforderungsdokumenten, Schulungskonzepten, Testplänen und Betriebsmodellen – stets mit Blick auf den bevorstehenden GoLive.
Ein Meilenstein war die Einführung eines maßgeschneiderten PM-Guides für den gesamten Konzern. Dieser enthielt 25 projektrelevante Templates, praxisnahe Erläuterungen und orientierte sich an den Prinzipien des PMBOK Guide. Darüber hinaus wurde ein konzernweites Reporting-System für die Geschäftsführungen etabliert, das mit klaren Metriken zu Status, Fortschritt, Finanzen und Risiken überzeugte.
Erfolge und Ergebnisse
Der GOiNTERIM Manager erzielte innerhalb kurzer Zeit sichtbare und nachhaltige Verbesserungen. Die neu etablierte Project Governance sorgte für eine strukturierte, zielgerichtete Zusammenarbeit innerhalb der Projektteams sowie mit externen Partnern wie Softwareanbietern. Der einheitlich definierte Project Charter fungierte als verbindliche Grundlage für die Projektziele, Inhalte, Zeitpläne und Budgets – und förderte die bereichsübergreifende Abstimmung.
Durch die Einführung kundenangepasster Templates und Dokumente konnte der Informationsfluss verbessert und die Kommunikationskultur in den Projekten gestärkt werden. Die fundierte Ausarbeitung von Lasten- und Pflichtenheften ermöglichte eine passgenaue Umsetzung der IT-Lösungen durch die Lieferanten. Auch im Testing und in der Nutzerqualifikation zeigte sich der Erfolg: Ein durchdachtes Testkonzept sowie präzise Testfallbeschreibungen führten zu einer qualitativ hochwertigen Systemeinführung.
Der konzernweite PM-Guide wurde von Projektleitern und der globalen IT-Leitung gleichermaßen als wertvolle Arbeitsgrundlage geschätzt. Das neu eingeführte Reporting lieferte den Geschäftsführungen erstmals einen strukturierten, vergleichbaren Überblick über alle laufenden Projekte – ein entscheidender Schritt hin zu mehr Transparenz und Steuerbarkeit im Projektportfolio.
Mit diesem Einsatz hat der Interim Manager nicht nur komplexe Einzelprojekte erfolgreich umgesetzt, sondern gleichzeitig eine neue Projektmanagement-Kultur etabliert, die das Unternehmen nachhaltig stärken wird.
Fazit
Dieser Einsatz zeigt eindrucksvoll, welchen strategischen Mehrwert professionelles Projektmanagement in Transformationsphasen leisten kann. In einem hochregulierten, dynamischen Umfeld wie dem Gesundheitswesen war es entscheidend, nicht nur operative Projekte sicher zum Ziel zu führen, sondern gleichzeitig die Grundlagen für eine nachhaltige Projektkultur zu legen. Durch die Kombination aus methodischer Expertise, praxisorientierter Umsetzung und gezieltem Coaching der internen Teams gelang es dem Interim Manager, Strukturen zu schaffen, die über den Projektzeitraum hinaus Bestand haben. Damit wurden nicht nur einzelne Projekte erfolgreich umgesetzt – vielmehr wurde ein Fundament gelegt, auf dem das Unternehmen seine digitale Zukunft sicher und effizient weiterentwickeln kann.
Wünschen Sie mehr Informationen oder haben vergleichbare Herausforderungen? Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter!
Dr. Martin Ludwig Mayr, Geschäftsführer
martin.mayr@gointerim.com
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